Los cinco papeles de un consultorio

Un consultorio particular genera cinco tipos de documento. Si sabes cuál es cuál, el resto de la guía es fácil.

• Consentimiento informado. El acuerdo del proceso. Uno por paciente, más anexos si cambia el encuadre.
• Autorización de datos. Documento aparte, exigido por la Ley 1581. Uno por paciente.
• Comprobantes de pago y recibos. Lo que sostiene tu declaración de renta y responde a la DIAN.
• Notas de sesión. Tus apuntes. No son historia clínica; son instrumento de trabajo bajo secreto profesional.
• Conversaciones. Los chats de agendamiento y coordinación. Datos personales, aunque no lo parezcan.

Si tu consultorio está habilitado, esta guía no te alcanza

Las normas de historia clínica (Resolución 1995 de 1999 y 839 de 2017, quince años de retención) aplican a prestadores de salud habilitados ante la Secretaría de Salud. Si es tu caso, esa norma va por encima de lo que dice aquí.

Cuánto tiempo guardar cada uno

No hay una sola norma. Hay tres que se cruzan: la tributaria, la de datos personales y la de la profesión.

1. 01Comprobantes y soportes de ingresos: mínimo 5 años desde la fecha de la declaración a la que pertenecen (Estatuto Tributario, art. 632, y Ley 962 de 2005). Es el plazo de firmeza y de fiscalización de la DIAN. Ver la guía de recibo de caja y factura.
2. 02Consentimiento informado y autorización de datos: mientras dure la relación y el tiempo que tarde en prescribir una eventual reclamación. La práctica prudente es conservarlos al menos 5 años después del cierre del proceso; para menores, hasta 5 años después de que cumplan la mayoría de edad.
3. 03Datos personales en general: solo mientras exista la finalidad (Ley 1581, principio de temporalidad). Cuando el proceso termina y no hay otra obligación legal, los datos que no necesites se suprimen.
4. 04Notas de sesión: no hay plazo legal para profesionales independientes sin habilitación. Las normas de historia clínica (Resolución 1995 de 1999 y 839 de 2017: 15 años) aplican a prestadores habilitados; un consultorio particular sin habilitación no lleva historia clínica formal. Lo razonable es alinear las notas con el plazo de los consentimientos.

La Resolución 839 de 2017 fija 15 años de retención para la historia clínica de prestadores de salud habilitados. Si tu consultorio está habilitado ante la Secretaría de Salud, esa norma te aplica y esta guía no la reemplaza.

Los cinco papeles, en una tabla

• Comprobantes y recibos
  Cuánto tiempoMínimo 5 años desde la declaración

  DóndeEn citaliza, en la ficha y en el reporte mensual
• Consentimiento informado
  Cuánto tiempoAl menos 5 años tras el cierre; menores, 5 años tras la mayoría de edad

  DóndeEn citaliza, firmado con fecha y hora
• Autorización de datos
  Cuánto tiempoMientras exista la finalidad, y como prueba tras el cierre

  DóndeEn citaliza, documento aparte en la ficha
• Notas sobre el paciente
  Cuánto tiempoMientras dure la relación

  DóndeEn citaliza; se borran con la ficha
• Notas clínicas de sesión
  Cuánto tiempoEl plazo que tú definas (alineado al consentimiento)

  DóndeDonde tú decidas: la app no las pide

Los chats de coordinación se borran al cerrar el proceso. No hay razón para guardarlos.

Las notas de sesión

Aquí conviene ser precisa, porque es donde más confusión hay. citaliza no lleva historia clínica. Lo que hay en la ficha son comentarios breves sobre el paciente («prefiere las tardes», «viene con su pareja», «revisar tema del padre la próxima») que te ayudan a coordinar, no a documentar clínicamente.

• Tus notas clínicas de verdad —lo que pasa en sesión— van donde tú decidas: cuaderno, procesador de texto, una carpeta cifrada. No en WhatsApp.
• Los comentarios en la ficha de citaliza son privados: el asistente no los lee ni los usa para responder. Son dos campos distintos a propósito.
• Si algún día un paciente pide sus datos, los comentarios de la ficha se entregan; tus notas clínicas se rigen por el secreto profesional. Tema de revisión legal y del código de ética de tu profesión (Ley 1090 para psicólogos, Ley 23 de 1981 para médicos, Ley 35 de 1989 para odontólogos).
• Al cerrar un proceso, los comentarios de coordinación pueden borrarse; las notas clínicas siguen el plazo que hayas definido.

Dónde sí y dónde no

El lugar importa tanto como el plazo. La Ley 1581 pide medidas de seguridad proporcionales al riesgo, y los datos de salud son del mayor riesgo.

• No en WhatsApp. Los chats sirven para coordinar; no para guardar consentimientos como foto, ni pagos como captura de pantalla. Si pierdes el celular, pierdes todo.
• No en el correo personal. Un PDF firmado reenviado por Gmail queda en un lugar sin control de acceso ni fecha de borrado.
• Sí en un lugar con acceso controlado, respaldo y registro. Una carpeta cifrada, o una herramienta con proveedor nombrado en tu autorización de datos.
• Sí, separados. Datos del paciente, documentos firmados, pagos y tus notas clínicas en lugares distintos. Que un acceso no abra todo.

En citaliza, el consentimiento firmado, la autorización de datos, las citas y los pagos de cada paciente viven en su ficha, sobre AWS, con acceso solo tuyo. Tus notas clínicas quedan donde tú decidas: la app no las pide ni las guarda.

Cuando un proceso termina

El cierre de un proceso es también el cierre de sus papeles. Cinco minutos, una vez:

1. 01Marca al paciente como inactivo con la fecha de cierre. A partir de ahí corren los plazos.
2. 02Exporta y archiva consentimiento, autorización y comprobantes en tu carpeta de cerrados, con el año.
3. 03Borra lo que ya no tiene finalidad: los chats de coordinación, los comentarios de agenda, el número en el teléfono personal si aún estaba ahí.
4. 04Anota el plazo de supresión del resto: cinco años desde la fecha de cierre (o los que definas), y una revisión al año.

Lo que citaliza no guarda

• No guardamos tu historia clínica ni tus notas de sesión. Solo notas generales sobre el paciente. Lo clínico va donde tú lo lleves.
• No emitimos factura electrónica. El recibo y el reporte al contador sí; la factura, de tu sistema contable.
• No decidimos tus plazos. Te mostramos la fecha de cierre y los documentos; cuándo suprimir es decisión tuya, con tu revisión legal.

Lo que sí: cada documento de cada paciente, en su ficha, con su fecha, sobre AWS.

Preguntas frecuentes

Cada papel en su lugar, con fecha

En citaliza el consentimiento, la autorización de datos, las citas y los pagos de cada paciente viven en su ficha, sobre AWS. Tus notas clínicas quedan donde tú decidas.

Los cinco papeles de un consultorio

Un consultorio particular genera cinco tipos de documento. Si sabes cuál es cuál, el resto de la guía es fácil.

• Consentimiento informado. El acuerdo del proceso. Uno por paciente, más anexos si cambia el encuadre.
• Autorización de datos. Documento aparte, exigido por la Ley 1581. Uno por paciente.
• Comprobantes de pago y recibos. Lo que sostiene tu declaración de renta y responde a la DIAN.
• Notas de sesión. Tus apuntes. No son historia clínica; son instrumento de trabajo bajo secreto profesional.
• Conversaciones. Los chats de agendamiento y coordinación. Datos personales, aunque no lo parezcan.

Si tu consultorio está habilitado, esta guía no te alcanza

Las normas de historia clínica (Resolución 1995 de 1999 y 839 de 2017, quince años de retención) aplican a prestadores de salud habilitados ante la Secretaría de Salud. Si es tu caso, esa norma va por encima de lo que dice aquí.

Cuánto tiempo guardar cada uno

No hay una sola norma. Hay tres que se cruzan: la tributaria, la de datos personales y la de la profesión.

1. 01Comprobantes y soportes de ingresos: mínimo 5 años desde la fecha de la declaración a la que pertenecen (Estatuto Tributario, art. 632, y Ley 962 de 2005). Es el plazo de firmeza y de fiscalización de la DIAN. Ver la guía de recibo de caja y factura.
2. 02Consentimiento informado y autorización de datos: mientras dure la relación y el tiempo que tarde en prescribir una eventual reclamación. La práctica prudente es conservarlos al menos 5 años después del cierre del proceso; para menores, hasta 5 años después de que cumplan la mayoría de edad.
3. 03Datos personales en general: solo mientras exista la finalidad (Ley 1581, principio de temporalidad). Cuando el proceso termina y no hay otra obligación legal, los datos que no necesites se suprimen.
4. 04Notas de sesión: no hay plazo legal para profesionales independientes sin habilitación. Las normas de historia clínica (Resolución 1995 de 1999 y 839 de 2017: 15 años) aplican a prestadores habilitados; un consultorio particular sin habilitación no lleva historia clínica formal. Lo razonable es alinear las notas con el plazo de los consentimientos.

La Resolución 839 de 2017 fija 15 años de retención para la historia clínica de prestadores de salud habilitados. Si tu consultorio está habilitado ante la Secretaría de Salud, esa norma te aplica y esta guía no la reemplaza.

Los cinco papeles, en una tabla

• Comprobantes y recibos
  Cuánto tiempoMínimo 5 años desde la declaración

  DóndeEn citaliza, en la ficha y en el reporte mensual
• Consentimiento informado
  Cuánto tiempoAl menos 5 años tras el cierre; menores, 5 años tras la mayoría de edad

  DóndeEn citaliza, firmado con fecha y hora
• Autorización de datos
  Cuánto tiempoMientras exista la finalidad, y como prueba tras el cierre

  DóndeEn citaliza, documento aparte en la ficha
• Notas sobre el paciente
  Cuánto tiempoMientras dure la relación

  DóndeEn citaliza; se borran con la ficha
• Notas clínicas de sesión
  Cuánto tiempoEl plazo que tú definas (alineado al consentimiento)

  DóndeDonde tú decidas: la app no las pide

Los chats de coordinación se borran al cerrar el proceso. No hay razón para guardarlos.

Las notas de sesión

Aquí conviene ser precisa, porque es donde más confusión hay. citaliza no lleva historia clínica. Lo que hay en la ficha son comentarios breves sobre el paciente («prefiere las tardes», «viene con su pareja», «revisar tema del padre la próxima») que te ayudan a coordinar, no a documentar clínicamente.

• Tus notas clínicas de verdad —lo que pasa en sesión— van donde tú decidas: cuaderno, procesador de texto, una carpeta cifrada. No en WhatsApp.
• Los comentarios en la ficha de citaliza son privados: el asistente no los lee ni los usa para responder. Son dos campos distintos a propósito.
• Si algún día un paciente pide sus datos, los comentarios de la ficha se entregan; tus notas clínicas se rigen por el secreto profesional. Tema de revisión legal y del código de ética de tu profesión (Ley 1090 para psicólogos, Ley 23 de 1981 para médicos, Ley 35 de 1989 para odontólogos).
• Al cerrar un proceso, los comentarios de coordinación pueden borrarse; las notas clínicas siguen el plazo que hayas definido.

Dónde sí y dónde no

El lugar importa tanto como el plazo. La Ley 1581 pide medidas de seguridad proporcionales al riesgo, y los datos de salud son del mayor riesgo.

• No en WhatsApp. Los chats sirven para coordinar; no para guardar consentimientos como foto, ni pagos como captura de pantalla. Si pierdes el celular, pierdes todo.
• No en el correo personal. Un PDF firmado reenviado por Gmail queda en un lugar sin control de acceso ni fecha de borrado.
• Sí en un lugar con acceso controlado, respaldo y registro. Una carpeta cifrada, o una herramienta con proveedor nombrado en tu autorización de datos.
• Sí, separados. Datos del paciente, documentos firmados, pagos y tus notas clínicas en lugares distintos. Que un acceso no abra todo.

En citaliza, el consentimiento firmado, la autorización de datos, las citas y los pagos de cada paciente viven en su ficha, sobre AWS, con acceso solo tuyo. Tus notas clínicas quedan donde tú decidas: la app no las pide ni las guarda.

Cuando un proceso termina

El cierre de un proceso es también el cierre de sus papeles. Cinco minutos, una vez:

1. 01Marca al paciente como inactivo con la fecha de cierre. A partir de ahí corren los plazos.
2. 02Exporta y archiva consentimiento, autorización y comprobantes en tu carpeta de cerrados, con el año.
3. 03Borra lo que ya no tiene finalidad: los chats de coordinación, los comentarios de agenda, el número en el teléfono personal si aún estaba ahí.
4. 04Anota el plazo de supresión del resto: cinco años desde la fecha de cierre (o los que definas), y una revisión al año.

Lo que citaliza no guarda

• No guardamos tu historia clínica ni tus notas de sesión. Solo notas generales sobre el paciente. Lo clínico va donde tú lo lleves.
• No emitimos factura electrónica. El recibo y el reporte al contador sí; la factura, de tu sistema contable.
• No decidimos tus plazos. Te mostramos la fecha de cierre y los documentos; cuándo suprimir es decisión tuya, con tu revisión legal.

Lo que sí: cada documento de cada paciente, en su ficha, con su fecha, sobre AWS.

Preguntas frecuentes

Cada papel en su lugar, con fecha

En citaliza el consentimiento, la autorización de datos, las citas y los pagos de cada paciente viven en su ficha, sobre AWS. Tus notas clínicas quedan donde tú decidas.

Los cinco papeles de un consultorio

Un consultorio particular genera cinco tipos de documento. Si sabes cuál es cuál, el resto de la guía es fácil.

• Consentimiento informado. El acuerdo del proceso. Uno por paciente, más anexos si cambia el encuadre.
• Autorización de datos. Documento aparte, exigido por la Ley 1581. Uno por paciente.
• Comprobantes de pago y recibos. Lo que sostiene tu declaración de renta y responde a la DIAN.
• Notas de sesión. Tus apuntes. No son historia clínica; son instrumento de trabajo bajo secreto profesional.
• Conversaciones. Los chats de agendamiento y coordinación. Datos personales, aunque no lo parezcan.

Si tu consultorio está habilitado, esta guía no te alcanza

Las normas de historia clínica (Resolución 1995 de 1999 y 839 de 2017, quince años de retención) aplican a prestadores de salud habilitados ante la Secretaría de Salud. Si es tu caso, esa norma va por encima de lo que dice aquí.

Cuánto tiempo guardar cada uno

No hay una sola norma. Hay tres que se cruzan: la tributaria, la de datos personales y la de la profesión.

1. 01Comprobantes y soportes de ingresos: mínimo 5 años desde la fecha de la declaración a la que pertenecen (Estatuto Tributario, art. 632, y Ley 962 de 2005). Es el plazo de firmeza y de fiscalización de la DIAN. Ver la guía de recibo de caja y factura.
2. 02Consentimiento informado y autorización de datos: mientras dure la relación y el tiempo que tarde en prescribir una eventual reclamación. La práctica prudente es conservarlos al menos 5 años después del cierre del proceso; para menores, hasta 5 años después de que cumplan la mayoría de edad.
3. 03Datos personales en general: solo mientras exista la finalidad (Ley 1581, principio de temporalidad). Cuando el proceso termina y no hay otra obligación legal, los datos que no necesites se suprimen.
4. 04Notas de sesión: no hay plazo legal para profesionales independientes sin habilitación. Las normas de historia clínica (Resolución 1995 de 1999 y 839 de 2017: 15 años) aplican a prestadores habilitados; un consultorio particular sin habilitación no lleva historia clínica formal. Lo razonable es alinear las notas con el plazo de los consentimientos.

La Resolución 839 de 2017 fija 15 años de retención para la historia clínica de prestadores de salud habilitados. Si tu consultorio está habilitado ante la Secretaría de Salud, esa norma te aplica y esta guía no la reemplaza.

Los cinco papeles, en una tabla

Los chats de coordinación se borran al cerrar el proceso. No hay razón para guardarlos.

Las notas de sesión

Aquí conviene ser precisa, porque es donde más confusión hay. citaliza no lleva historia clínica. Lo que hay en la ficha son comentarios breves sobre el paciente («prefiere las tardes», «viene con su pareja», «revisar tema del padre la próxima») que te ayudan a coordinar, no a documentar clínicamente.

• Tus notas clínicas de verdad —lo que pasa en sesión— van donde tú decidas: cuaderno, procesador de texto, una carpeta cifrada. No en WhatsApp.
• Los comentarios en la ficha de citaliza son privados: el asistente no los lee ni los usa para responder. Son dos campos distintos a propósito.
• Si algún día un paciente pide sus datos, los comentarios de la ficha se entregan; tus notas clínicas se rigen por el secreto profesional. Tema de revisión legal y del código de ética de tu profesión (Ley 1090 para psicólogos, Ley 23 de 1981 para médicos, Ley 35 de 1989 para odontólogos).
• Al cerrar un proceso, los comentarios de coordinación pueden borrarse; las notas clínicas siguen el plazo que hayas definido.

Dónde sí y dónde no

El lugar importa tanto como el plazo. La Ley 1581 pide medidas de seguridad proporcionales al riesgo, y los datos de salud son del mayor riesgo.

• No en WhatsApp. Los chats sirven para coordinar; no para guardar consentimientos como foto, ni pagos como captura de pantalla. Si pierdes el celular, pierdes todo.
• No en el correo personal. Un PDF firmado reenviado por Gmail queda en un lugar sin control de acceso ni fecha de borrado.
• Sí en un lugar con acceso controlado, respaldo y registro. Una carpeta cifrada, o una herramienta con proveedor nombrado en tu autorización de datos.
• Sí, separados. Datos del paciente, documentos firmados, pagos y tus notas clínicas en lugares distintos. Que un acceso no abra todo.

En citaliza, el consentimiento firmado, la autorización de datos, las citas y los pagos de cada paciente viven en su ficha, sobre AWS, con acceso solo tuyo. Tus notas clínicas quedan donde tú decidas: la app no las pide ni las guarda.

Cuando un proceso termina

El cierre de un proceso es también el cierre de sus papeles. Cinco minutos, una vez:

1. 01Marca al paciente como inactivo con la fecha de cierre. A partir de ahí corren los plazos.
2. 02Exporta y archiva consentimiento, autorización y comprobantes en tu carpeta de cerrados, con el año.
3. 03Borra lo que ya no tiene finalidad: los chats de coordinación, los comentarios de agenda, el número en el teléfono personal si aún estaba ahí.
4. 04Anota el plazo de supresión del resto: cinco años desde la fecha de cierre (o los que definas), y una revisión al año.

Lo que citaliza no guarda

• No guardamos tu historia clínica ni tus notas de sesión. Solo notas generales sobre el paciente. Lo clínico va donde tú lo lleves.
• No emitimos factura electrónica. El recibo y el reporte al contador sí; la factura, de tu sistema contable.
• No decidimos tus plazos. Te mostramos la fecha de cierre y los documentos; cuándo suprimir es decisión tuya, con tu revisión legal.

Lo que sí: cada documento de cada paciente, en su ficha, con su fecha, sobre AWS.

Preguntas frecuentes

Cada papel en su lugar, con fecha

En citaliza el consentimiento, la autorización de datos, las citas y los pagos de cada paciente viven en su ficha, sobre AWS. Tus notas clínicas quedan donde tú decidas.